Quanto custa um funcionário CLT para a empresa

Uma empresa de serviços aprova uma vaga de analista com salário de R$ 8.000 e reserva no orçamento R$ 96.000 por ano. No fim do primeiro ano, o financeiro fecha as contas e encontra um número bem maior: encargos, 13º, férias, FGTS, vale-transporte, refeição e plano de saúde quase dobraram o valor previsto. A contratação não saiu cara. Ela foi orçada errado.

Quando uma empresa abre uma vaga, o número que aparece na proposta é o salário. O que sai do caixa todo mês é bem maior: sobre o salário incidem encargos, a empresa precisa guardar dinheiro para o 13º e as férias, e os benefícios entram na conta.

Saber esse número antes de contratar evita surpresas no orçamento e ajuda a comparar, com critério, a contratação CLT com outros formatos, como um profissional PJ ou a alocação por uma consultoria.

O que entra no custo de um funcionário

O custo mensal de um funcionário CLT tem quatro partes: o salário, os encargos sobre a folha, as provisões (13º, férias e, se a empresa quiser, a multa do FGTS) e os benefícios.

Encargos sobre a folha

• INSS patronal: 20% sobre a remuneração.
• RAT ajustado pelo FAP: de 1% a 3%, conforme o grau de risco da atividade, multiplicado pelo FAP, que vai de 0,5 a 2,0.
• Terceiros: salário-educação, INCRA e Sistema S. Variam pelo código FPAS da empresa; em comércio e indústria, a soma costuma ser 5,8%.
• FGTS: 8% da remuneração, depositado todo mês.

Provisões

• 13º salário: 1/12 do salário por mês trabalhado.
• Férias + 1/3: 1/12 do salário por mês, mais o terço constitucional.
• Encargos sobre 13º e férias: INSS, RAT, terceiros e FGTS também incidem sobre essas verbas.
• Multa de 40% do FGTS: devida na demissão sem justa causa. Muitas empresas provisionam mês a mês para não ser pegas de surpresa.

Benefícios

• Vale-transporte: a empresa pode descontar até 6% do salário e paga o que passar disso.
• Vale-refeição ou alimentação, plano de saúde e outros: entram pelo valor que a empresa paga. Alguns podem ser obrigatórios pela convenção coletiva da categoria.

O regime tributário muda a conta

A mesma vaga pode custar bem diferente conforme o regime tributário da empresa. A maior diferença está na contribuição patronal ao INSS.

No Simples Nacional, a contribuição patronal fica dentro do DAS e as empresas são dispensadas das contribuições de terceiros. A exceção é o Anexo IV, que reúne atividades como construção, vigilância, limpeza e serviços advocatícios: nele, a contribuição patronal é recolhida à parte.

Um exemplo com números

Como exemplo, pense em um analista com salário de R$ 8.000 em uma empresa do Lucro Presumido, com RAT ajustado de 2%, terceiros de 5,8%, R$ 550 de transporte, R$ 800 de vale-refeição e R$ 600 de plano de saúde, provisionando a multa do FGTS.

Nesse cenário, o custo mensal chega a R$ 14.752,22: 1,84 vez o salário. Cada real de salário custa R$ 1,84 para a empresa.

O número muda com o regime, os percentuais da empresa e os benefícios. Por isso vale refazer a conta com os dados da sua empresa sempre que for abrir uma vaga.

CLT, PJ ou alocação: compare custo total com custo total

Na hora de decidir o formato, o erro mais comum é comparar o salário CLT com o valor da nota de um PJ ou com a fatura de uma consultoria. A comparação justa é entre custos totais.

• CLT: salário, encargos, provisões e benefícios. É o formato natural para funções permanentes, com subordinação e rotina definida pela empresa.
• PJ: o valor da nota fiscal do prestador. É um formato usado para serviços especializados e pontuais, e cada caso tem características próprias que vale avaliar com o seu contador e o seu jurídico.
• Alocação ou profissionais para projetos: a empresa paga uma fatura de serviço e a consultoria cuida da seleção e da contratação. Faz sentido para projetos com prazo, picos de demanda e quando o orçamento permite contratar serviço, mas não abrir vagas.

Custos que não aparecem na folha

Encargos, provisões e benefícios são o custo recorrente. Mas uma contratação tem também custos que não aparecem no holerite e que costumam ficar de fora do orçamento.

• Recrutamento: anúncios, ferramentas, consultoria e, principalmente, as horas do RH e dos gestores nas entrevistas.
• Equipamentos e acessos: computador, licenças de software, uniforme ou equipamentos de proteção, conforme a função.
• Tempo até a produtividade: nos primeiros meses, a pessoa aprende e o time dedica tempo a ensinar.
• Desligamento: se a contratação não der certo, aviso prévio, multa do FGTS e um novo processo seletivo.

Nos Estados Unidos, a SHRM publica uma norma para calcular o custo por contratação, que separa custos internos (tempo do time) e externos (anúncios, consultorias, ferramentas). A lógica vale para qualquer empresa: medir sempre do mesmo jeito para comparar períodos e decidir melhor.

Antes de abrir a vaga

1. 01

   Defina o salário

   Use a faixa de mercado para a função e o nível de senioridade.

2. 02

   Confirme o regime e os percentuais

   Regime tributário, RAT, FAP e terceiros, com o seu contador.

3. 03

   Some os benefícios

   O que a empresa oferece e o que a convenção coletiva exige.

4. 04

   Calcule o custo total

   Mensal, anual e por hora, para comparar com outros formatos.

Com o custo total na mão, a decisão entre contratar CLT, contratar um projeto ou alocar um profissional fica mais clara. Se quiser, um consultor da Nexco ajuda a comparar os cenários para a sua vaga.

Perguntas frequentes

Quanto custa um funcionário que ganha um salário mínimo?

A lógica é a mesma de qualquer salário: somam-se encargos, provisões e benefícios. A diferença é que, em salários baixos, benefícios de valor fixo, como vale-refeição e plano de saúde, pesam proporcionalmente mais. Por isso o multiplicador sobre o salário costuma ser maior nessas faixas.

A empresa do Simples Nacional paga INSS patronal?

Em boa parte das atividades do Simples Nacional, a contribuição patronal ao INSS está incluída no DAS, e a empresa não recolhe as contribuições de terceiros. No Anexo IV, que inclui atividades como construção, vigilância e limpeza, a contribuição patronal é recolhida à parte, sobre a folha. O FGTS é devido em todos os casos.

Preciso provisionar a multa de 40% do FGTS?

Não é obrigatório, mas é prudente. A multa só é paga na demissão sem justa causa, e pode representar um valor alto para quem está há anos na empresa. Provisionar mês a mês evita que um desligamento desequilibre o caixa.

O custo total é sempre maior que o salário?

Sim. Mesmo nos regimes em que alguns encargos estão incluídos no imposto da empresa, como o Simples Nacional, sobram o FGTS, as provisões de 13º e férias e os benefícios. Por isso o orçamento de uma vaga deve partir sempre do custo total, e não do salário.

Conteúdo informativo, preparado para ajudar no dia a dia de quem contrata e lidera pessoas. Não substitui a orientação de um advogado, contador ou especialista para o caso da sua empresa.